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お疲れ様です。
Gem-oneの権蔵です。

唐突ですが、皆様、お仕事でのスケジュール管理、いかがしてますか？

• 個人のスケジュール
• 組織内のスケジュール
• お客様向けスケジュール

色々人、立場で、様々なスケジュールがありますよね。
人が増えれば、お客様が増えれば増えるほど、管理しづらくなるものですよね。

管理困難になった方は、思い切って、スケジュール管理プロダクトを導入されてみてはいかがでしょうか？

個人スケジュール

人によって大きく違うかもしれません。

・秘書
・頭
・手帳
・携帯／スマフォ／PC利用（メール、グループウェア、エクセル、googleカレンダー）

人によって立場によって、色々なスケジュール管理方法がありますよね。

組織スケジュール

これも組織によって大きく違うかもしれません。

・頭
・手帳
・会社のホワイトボード（掲示板）
・回覧板
・携帯／スマフォ／PC利用（メール、グループウェア、エクセル、googleカレンダー）

お客様向けスケジュール

これも大きく違うかもしれません。

・頭（口頭で伝える）
・フライヤー（広告ビラ）
・入り口の看板札（営業中・準備中・お休み）
・携帯／スマフォ／PC利用（メール、グループウェア、エクセル、googleカレンダー）

色んな人用のスケジュールがありますし、管理ってとても大変ですよね。

お勧め管理方法

スケジュールの二本柱

まず、スケジュールを考える時、大事な二本柱があります。
・秘密のスケジュール
・公開スケジュール
密会するわけじゃないですが、打ち合わせする際は「秘密」のことも多いですよね。
そのような情報を公にすることは、宜しくありません。

ただ、「本日、木曜日につき１０％還元セール！」などは「秘密」にすべきことじゃないです。
おおっぴらに声高にいかないといけません。

秘密と公開があるということです。

二つの姿勢を一元管理

二つの姿勢を一元管理するのは、「リスクが高い」です。
ですので、管理場所をわけるのが理想です。

よく、googleカレンダーやグループウェアで全てを一元管理をしようとしますが、
私はお勧めしていません。
元来、プロダクト（プロダクト自体、もしくは運用者によるところ）は、どちらかに偏ってしまうところがあります。
公開するなら公開する側に、秘密にするなら秘密にする側に「偏ってます」。
そういった偏りがあるので、「公開するなら公開に専念してもらう」「秘密にするなら秘密に専念してもらう」という割り切った運用を心がけたほうが良いです。

こんなソリューションどうですか？

4~5人の組織であれば、このようなソリューションも良いと思います。

水色のお仕事エリアの方々は、グループウェアを利用したスケジュール管理。
グループウエア上でHPお客様スケジュールを連携させる。
お客様は「お得情報」などをHPへ確認しにいった際に、スケジュールも閲覧。

ソフトウェアを沢山作らないといけない雰囲気ありますか？
いいえいいえ。
それが、ほとんど作り込みなしでいけます。
このソリューション、新しく一から作るようなソフトウェアはありません。

プロダクト構成

グループウエア

無料のサイボウズLiveを利用します。
人数限定のグループウェアですが、中小企業で使うような機能は網羅されてます。

グループウェアとHPの連携

グループウェアとHPの間に、無料のgoogleカレンダーを介し、両者を連携せます。
上記で紹介したサイボウズLiveでは、登録されたスケジュールを、googleカレンダー情報として出力することが可能です。
また、HP上でgoogleカレンダーを表示する「パーツ」が無料で公開されています。
つまり、サイボウズからgoogleカレンダーに出力されたスケジュールが、パーツを介してHPに反映されるわけです。

月末などで作戦会議が終わり、お客様スケジュールが確定しましたと。
その後、担当者がgoogleカレンダー情報を出力さえすれば、HP上にお客様用スケジュールが表示されることとなります。
この作業を「手間」と考えず、「セキュリティ措置」と考えてください。
また、確定していない「スケジュール」を自動的にカレンダーに落とすのも怖いですよね。
人を介して、確定したスケジュールを払い出すという行為も大事だと思います。

参考

Gem-oneにて運用しております、「ビリヤード　スケジュール管理　すけどん」は、googleカレンダー連携を実査に利用したソリューションです。
HP上で独自の機能を作り込み、スケジュールを見やすくお客様にアピールしています。
・ビリヤード スケジュール管理 すけどん
http://sukedon.tama-tsuki.com/

お問い合わせ

ご興味もたれた方は、お気軽にGem-one adITまでご連絡くださいませ！
コンサルから開発、コーチングまでお手伝いいたします！

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